Automatische creditnota's bij retouren
Wanneer een klant een product retourneert via Bol.com, kan Winkel Factuur automatisch een creditnota aanmaken. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is.
Hoe werkt het?
Winkel Factuur synchroniseert regelmatig met Bol.com om retouren te detecteren:
1. Retour geregistreerd: Bol.com meldt dat een klant een artikel heeft geretourneerd
2. Factuur gevonden: Het systeem zoekt de bijbehorende factuur op basis van de order ID
3. Creditnota aangemaakt: Automatisch wordt een creditnota aangemaakt voor het geretourneerde artikel
4. Upload naar Bol.com: De creditnota wordt automatisch geüpload (indien ingeschakeld)
Dit proces draait automatisch op de achtergrond, meestal binnen enkele uren na registratie van de retour.
Alleen voor Bol.com
Automatische creditnota's bij retouren worden momenteel alleen ondersteund voor Bol.com bestellingen. Voor andere platforms maak je handmatig een creditnota aan.
Automatische creditnota's inschakelen
Ga naar Winkelinstellingen
Navigeer naar Instellingen > Winkels en selecteer je Bol.com winkel.
Open Creditnota-instellingen
Scroll naar de sectie 'Creditnota's' of 'Retouren'.
Schakel automatisch in
Zet de optie 'Automatische creditnota bij retour' aan.
Sla de instellingen op
Klik op 'Opslaan'. Nieuwe retouren worden nu automatisch verwerkt.
Wat wordt gecrediteerd?
Bij een automatische creditnota wordt het volgende overgenomen van de originele factuur:
- Artikelomschrijving: Exacte naam van het geretourneerde product
- Artikelprijs: De prijs waarvoor het artikel was gefactureerd
- BTW-tarief: Hetzelfde BTW-percentage als op de factuur
- Aantal: Het aantal geretourneerde stuks
Bij gedeeltelijke retouren (niet alle artikelen) wordt alleen het geretourneerde artikel gecrediteerd.
Controleer je creditnota's
Hoewel automatische creditnota's veel tijd besparen, raden we aan om ze periodiek te controleren. Ga naar Creditnota's in het hoofdmenu om een overzicht te zien.
Wanneer geen automatische creditnota?
In sommige gevallen wordt geen automatische creditnota aangemaakt:
- Geen factuur gevonden: Als er nog geen factuur is voor de bestelling
- Factuur al volledig gecrediteerd: Als de factuur al eerder volledig is gecrediteerd
- Handmatige verwerking vereist: Bij complexe gevallen zoals prijsverschillen
In deze gevallen ontvang je een notificatie en kun je handmatig een creditnota aanmaken.
Retouroverzicht
Je kunt alle verwerkte retouren bekijken in het retouroverzicht:
1. Ga naar Bestellingen > Retouren
2. Je ziet alle retouren met hun status
3. Klik op een retour om details te bekijken
4. Je kunt de gekoppelde creditnota direct openen
Filter op status om te zien welke retouren nog verwerkt moeten worden.