BTW-aangifte voorbereiden
Als ondernemer moet je periodiek BTW-aangifte doen bij de Belastingdienst. Winkel Factuur helpt je door alle benodigde gegevens overzichtelijk te presenteren. In deze handleiding leggen we uit hoe je je aangifte voorbereidt.
BTW-aangifte periodes
De meeste ondernemers doen BTW-aangifte per kwartaal:
| Kwartaal | Periode | Uiterste inleverdatum |
|---|---|---|
| Q1 | Januari - Maart | Eind april |
| Q2 | April - Juni | Eind juli |
| Q3 | Juli - September | Eind oktober |
| Q4 | Oktober - December | Eind januari |
Sommige ondernemers doen maandelijks of jaarlijks aangifte. Check je aangiftebrief van de Belastingdienst voor jouw situatie.
Deadline niet missen
Te laat aangifte doen kan leiden tot boetes. Zet een herinnering in je agenda voor elke aangifteperiode.
Stappen voor je BTW-aangifte
Controleer je facturen
Ga naar Facturen en controleer of alle facturen van het kwartaal aanwezig zijn. Let op facturen die nog in concept staan.
Controleer creditnota's
Bekijk of er creditnota's zijn aangemaakt die in het kwartaal vallen. Deze verminderen je af te dragen BTW.
Open het BTW-overzicht
Ga naar Rapporten > BTW-overzicht en selecteer het juiste kwartaal.
Noteer de bedragen
Noteer de volgende bedragen voor je aangifte:
Vul de aangifte in
Log in bij de Belastingdienst en vul de aangifte in met de bedragen uit Winkel Factuur.
Bewaar de bewijsstukken
Download het BTW-rapport en bewaar dit samen met je facturen minimaal 7 jaar.
BTW-aangifte velden
De belangrijkste velden in je BTW-aangifte en waar je de gegevens vindt:
Rubriek 1a - Leveringen/diensten belast met 21%
- Omzet: Totaal gefactureerd bedrag exclusief BTW voor 21%
- BTW: Totaal berekende BTW 21%
Rubriek 1b - Leveringen/diensten belast met 9%
- Omzet: Totaal gefactureerd bedrag exclusief BTW voor 9%
- BTW: Totaal berekende BTW 9%
Rubriek 3a - Intracommunautaire leveringen (ICL)
- Verkopen aan zakelijke klanten in andere EU-landen
- Alleen het omzetbedrag, geen BTW
Rubriek 5d - Af te dragen BTW
- Totaal van alle BTW uit rubriek 1a, 1b, etc.
Voorbelasting
Winkel Factuur bevat alleen je uitgaande facturen (verkopen). BTW op inkopen (voorbelasting) moet je uit je boekhouding halen of inkoopadministratie.
Intracommunautaire leveringen (ICL)
Bij verkopen aan zakelijke klanten in andere EU-landen:
- Je rekent 0% BTW (verlegde BTW)
- De klant moet een geldig BTW-nummer hebben
- Je moet deze verkopen opgeven in je aangifte (rubriek 3a)
- Boven een bepaald bedrag moet je ook een ICP-aangifte doen
Winkel Factuur toont ICL-verkopen apart in je BTW-overzicht.
Tips voor een vlotte aangifte
Doe het maandelijks
In plaats van alles aan het eind van het kwartaal te doen, controleer maandelijks of je facturen compleet zijn.
Gebruik export voor boekhouder
Als je een boekhouder hebt, stuur het geëxporteerde BTW-rapport en eventueel de UBL-exports van je facturen.
Bewaar alles digitaal
De Belastingdienst accepteert digitale administratie. Bewaar je exports in een logische mappenstructuur per jaar en kwartaal.
Check je BTW-nummers
Voor zakelijke klanten in de EU: controleer of hun BTW-nummer geldig is via de VIES-database.