Chronologische regels
De Nederlandse Belastingdienst vereist dat facturen in chronologische volgorde worden genummerd. Dit betekent dat de factuurdatum en het factuurnummer logisch op elkaar moeten aansluiten. Winkel Factuur helpt u hierbij.
Wat is chronologische facturatie?
Chronologische facturatie betekent dat:
- Factuur 0001 met datum 1 januari moet komen vóór factuur 0002 met datum 2 januari
- U geen factuur met nummer 0005 kunt maken als u nog geen 0004 heeft
- De factuurdatum en het volgnummer in dezelfde volgorde moeten staan
Dit is een wettelijke vereiste om fraude en manipulatie van de administratie te voorkomen.
Waarom is dit belangrijk?
Bij een controle door de Belastingdienst wordt gekeken of uw factuurnummering chronologisch is. Fouten kunnen leiden tot boetes of correcties.
Hoe Winkel Factuur hiermee omgaat
Winkel Factuur zorgt automatisch voor correcte chronologische facturatie:
Factuurdatum = Besteldatum
Om chronologische problemen te voorkomen, gebruiken we de besteldatum als factuurdatum, niet de verzenddatum. Dit zorgt ervoor dat facturen altijd in de juiste volgorde staan.
Automatische nummering
Het systeem kent automatisch het volgende beschikbare nummer toe. U kunt geen nummers overslaan.
Waarschuwingen
Als u handmatig een factuur aanmaakt met een datum in het verleden, waarschuwt het systeem u als dit chronologische problemen kan veroorzaken.
- 1Vergrendeld na 1e factuur — Waarschuwt dat de nummering na de 1e factuur wettelijk vastligt.
- 2Voorbeeldnummer — Toont live een voorbeeld van het volgende factuurnummer.
Besteldatum vs. verzenddatum
Veel verkopers denken dat de factuurdatum gelijk moet zijn aan de verzenddatum. Dit is niet zo! De besteldatum is vaak de betere keuze voor chronologische correctheid.
Veelvoorkomende problemen
Probleem: Factuur met datum in het verleden
Als u een factuur wilt maken voor een oude bestelling, kan dit conflicteren met facturen die al zijn aangemaakt met latere datums.
Oplossing: Gebruik de datum van vandaag, of maak een notitie bij de factuur dat deze betrekking heeft op een eerdere bestelling.
Probleem: Gaten in de nummering
Dit kan gebeuren als een factuur wordt geannuleerd. Documenteer altijd waarom een nummer ontbreekt.
Oplossing: Bewaar de geannuleerde factuur (met stempel 'geannuleerd') of maak een interne notitie.